Excel is een krachtige tool die je kan helpen bij het analyseren, organiseren en presenteren van data. Veel mensen vinden het toch spannend om met Excel te werken. Met zoveel functies en mogelijkheden kan het soms lastig zijn om te weten waar je moet beginnen. Deze blog beschrijft handige weetjes, zodat jij aan de slag kunt gaan met Excel. Je zult deze weetjes net als ondernemers regels dan ook nooit meer vergeten!
Sneltoets weetjes voor Excel
Excel heeft een heleboel sneltoetsen die jouw werk een stuk sneller en efficiënter kunnen maken. Een Excel specialist kan jou helpen met je Excel, maar hier heb ik alvast wat basis sneltoetsen voor je op een rijtje gezet. Dit zijn de basis toetsen die het gebruik van Excel een stuk makkelijker maken:
Ctrl + C = Kopiëren
Ctrl + V = Plakken
Ctrl + X = Knippen
Ctrl + Z = Ongedaan maken
Ctrl + Y = Opnieuw uitvoeren
Ctrl + F = Zoeken
Ctrl + A = Alles selecteren
Ctrl + P= Printen
Automatiseren met formules
Uitgebreide set formules in Excel die je kunt gebruiken om berekeningen te automatiseren. Als je formules goed zijn geautomatiseerd kun je heel makkelijk jouw spreadsheet optimaliseren, waardoor je werk een stuk sneller en efficiënter gaan. Enkele van deze veelgebruikte formules zijn:
=SOM is tel een reeks getallen op
=GEMIDDELDE is het berekenen van het gemiddelde van een reeks getallen
=MAX is zoek het maximum van een reeks getallen
=MIN is zoek het minimum van een reeks getallen
=ALS is voer een berekening uit op basis van een voorwaarde
Voorwaardelijke opmaak in Excel
Met voorwaardelijke opmaak kan je cellen automatisch een andere kleur, opmaak of symbool geven op basis van hun waarde. Dit maakt het makkelijker om belangrijke data te identificeren en bijzonderheden snel te vinden in tabellen. Je kunt hier zelfs cijfers in de min rood laten kleuren en positieve cijfers in het groen laten verschijnen. Dit kan erg handig zijn als je balansen moet maken of wilt gaan factureren in Excel.
Draaitabellen in Excel
Draaitabellen zijn een krachtige tool om grote hoeveelheden data te analyseren en te samenvatten. Deze draaitabellen worden vaak gebruikt om subtotalen en totalen te berekenen, trends te identificeren, gegevens makkelijk en snel te filteren en sorteren.
Grafieken en diagrammen
Grafieken en diagrammen zijn een visuele manier om data te presenteren en te communiceren. Excel heeft een breed scala aan grafiektypen die je kunt gebruiken. Je kunt er namelijk staafgrafieken, lijnkaarten, cirkeldiagrammen en spreidingsdiagrammen mee maken. Deze visuele weergaven is niet alleen heel bruikbaar voor jezelf, maar ook voor je werk.
Efficiënte weetjes voor Excel
Naast de bovenstaande tips zijn er nog een aantal andere dingen die je kan doen om efficiënter te werken in Excel. Excel is een slim programma dat rekenwerk nauwkeurig kan uitrekenen. De input die jij geeft met de juiste formules kan ervoor zorgen dat je in het ene tabblad wat wijzigt, zoals een verhoging van het btw-percentage. Dat het in alle tabbladen goed doorberekend wordt. Gebruik daarom te allen tijde:
- een consistent opmaakschema
- namen voor cellen en gebieden
- een geordende manier van het opslaan van je bestanden
- back-ups van je bestanden
- verwijzingen met = in alle tabbladen
Conclusie
Excel is een krachtige tool die voor meerdere doeleinde gebruikt kan worden. Weetjes over Excel zijn enorm handig, maar met deze tool kan er ook een heleboel mis kan gaan. Wees er altijd op bewust van waarvoor je dit krachtige programma wilt gebruiken. Na het lezen van deze blog kan je jezelf nog geen Excel expert noemen, maar ben je voorzien van allerlei beginner weetjes over Excel. Er zijn genoeg webshops, blogs, video’s en handleidingen die jou kunnen helpen om Excel beter te begrijpen en toe te passen.